Jakie jest najlepsze miejsce na konferencję?

Organizacja konferencji wiąże się z wyborem odpowiedniej sali. Oczywiście, mamy w głowie wizję tego, jak powinna wyglądać idealna sala. Jednak w konfrontacji z rzeczywistością stajemy zagubieni i bezradni przed setkami ofert i zastanawiamy się, co powinno być podstawą naszego wyboru. Przedstawiamy kilka wskazówek, jak wybrać najlepsze miejsce na konferencje.

Zastanów się, jakiej sali potrzebujesz
Paleta dostępnych sal jest ogromna. Jednak możesz zawęzić obszar poszukiwań. Przede wszystkim określ wielkość sali. Znając liczbę uczestników, przynajmniej w przybliżeniu, możesz wytypować sale, które pomieszczą Twoich gości. Pamiętaj, sala powinna być przestronna, ale nie przesadzaj z jej wielkością. Nie chcesz przecież, aby garstka uczestników na tle ogromnej przestrzeni stworzyła wrażenie „pustej sali”. Szukaj sal nowoczesnych i właściwie wyposażanych, aby ominąć różne problemy techniczne.

Wybierz kilka sal
Znajdź oferty sal, które spełniają Twoje wymogi i znajdują się w lokalizacji, która Cię interesuje. Teraz pora na wizję lokalną. W ofertach handlowych można zawrzeć wszystko. Na stronach internetowych można zamieścić najkorzystniejsze zdjęcia. Nie ufaj na słowo, że sala rzeczywiście spełnia wysokie standardy. Musisz udać się na miejsce i sprawdzić, jak wszystko wygląda w rzeczywistości. Być może powierzchnia sali jest duża, ale znajdują się na niej kolumny, które bardzo utrudniają widoczność, o których właściciel „zapomniał” wspomnieć w ofercie. Być może akustyka jest fatalna i nie da się wypowiedzieć jednego zdania bez dziwnego pogłosu. Takich „kwiatków” może być więcej, a Twoim zadaniem jest dopilnowanie każdego szczegółu.

Poza tym osobista wizyta na miejscu to doskonała okazja do zadania właścicielowi najważniejszych pytań czy wyjaśnieniu wątpliwości. Możesz spróbować ponegocjować cenę. Właściciele lokalów wiedzą, że konkurencja jest ogromna i starają się zatrzymać potencjalnych klientów na wszelkie możliwe sposoby, przede wszystkim proponując atrakcyjne zniżki. Pamiętaj, że zorganizowanie konferencji wiąże się z dużymi kosztami. Warto spróbować trochę je obniżyć.

Autor