Wskazówki dla organizatorów konferencji

Organizujesz konferencję? Chcesz zapisać się w pamięci jej uczestników? Skoncentruj się na nich. To oni powinni znaleźć się w centrum Twojego zainteresowania. Twoja grupa docelowa. Jej potrzeby i oczekiwania. Jeżeli dasz uczestnikom odczuć, że to oni są dla Ciebie najważniejsi, ocena Twojej konferencji będzie pozytywna.

Zadbaj o komfort każdego uczestnika!
Postaraj się, aby sala konferencyjna spełniała jak najwyższe standardy. Daj uczestnikom sporo przestrzeni. Nie pozwól, żeby musieli przeciskać się między rzędami ciasno ustawionych krzeseł lub potrącali łokciami przy próbie zanotowania czegokolwiek. Zadbaj, aby siedzieli na wygodnych krzesłach. Godziny spędzone na sali konferencyjnej nie mogą być torturą. Zatroszcz się o dobre nagłośnienie i odpowiednią akustykę sali, aby każdy miał szansę usłyszeć przygotowane wykłady. Niech oświetlenie ułatwi oglądanie prezentacji multimedialnych. Ostatnią, ale nie mniej ważną, kwestią jest klimatyzacja. Nie ma nic gorszego niż kilka godzin w dusznym pomieszczeniu, bez dostępu świeżego powietrza.

Wzbudzaj zainteresowanie!
Istnieje szereg narzędzi, którymi możesz posłużyć się, aby wykłady i prezentacje były ciekawsze. Prezentacje multimedialne to już właściwie standard. Klasyczna forma wykładu odchodzi w zapomnienie. Dzisiaj nowoczesne technologie pozwalają na bieżąco wymieniać się materiałami konferencyjnymi, oceniać poszczególnych prelegentów czy organizować transmisję na żywo z konferencji. Twoje wydarzenie może, a w zasadzie powinno być obecne w social mediach. Zamieszczaj w nich zaproszenia, zachęcające wpisy dotyczące poszczególnych wykładów, interesujące fotorelacje. Nie muszą być śmiertelnie poważne. Social media takie nie są. Ich użytkownicy także.

Kształtuj zaangażowanie!
Zachęcaj uczestników konferencji do czynnego udziału. Możesz oddać im głos, zaproponować zadawanie pytań, pozwolić na ocenę bieżących wydarzeń. Zadbaj o interakcje. Wywołuj emocje. Podawaj ciekawe przykłady. Opowiedz anegdotę nawiązującą do danego tematu. Zaangażowany uczestnik wyniesie z konferencji o wiele więcej, niż bierny słuchacz. Kształtując zaangażowanie sprawiasz, że każdy gość może poczuć się uczestnikiem wydarzeń.

Autor